Mai 27, 2021

Langfristiges und qualitatives Wachstum

Die WILKA Schließtechnik GmbH ist in den vergangenen Jahren stetig gewachsen und auch langfristig strebt sie ein qualifiziertes Wachstum an. Mit V-LOG und Shiptrack.com hat sie ihre Versandprozesse deutlich vereinfacht.

Für René Dumoulin war es ein spannender Start: Kaum hatte er im Januar 2020 als IT-Leiter der WILKA Schließtechnik GmbH begonnen, ergab sich die erste Herausforderung. Sein neuer Arbeitgeber hatte beschlossen, den Paketdienstleister zu wechseln – und das, bei bis zu täglich 900 Paketen im Warenausgang. „Diese Umstellung musste natürlich auch in unserer Versandsoftware abgebildet werden“, erklärt Dumoulin, der sich schnell in die vorhandene Systemarchitektur eingearbeitet hatte. Diesbezüglich vertraut WILKA seit 2014 auf die Multicarrier-Versandsoftware V-LOG der MHP Software, einem Mitglied der MHP Solution Group, einer führenden Unternehmensgruppe für Software- und Hardwarelösungen in der Logistik. V-LOG ist dabei über eine Schnittstelle an das Warenwirtschaftssystem proAlpha angeschlossen. Von dort empfängt V-LOG die Sendungsdaten inklusive Versandart und generiert automatisch die erforderlichen Etiketten. Diese werden an einem der drei Packplätze ausgedruckt. Neben einem Etikettendrucker verfügen die Packplätze über eine Waage, ein großes Farbdisplay sowie einen Handscanner.

Auswahl des passenden Dienstleisters

Die Versandsoftware berücksichtigt automatisch die jeweiligen Anforderungen der Transportdienstleister, die benötigten Informationen oder das Gestalten der Etiketten und sonstiger Dokumente. Gleiches gilt für das Übermitteln der gewünschten Avisdaten an den Transporteur. Falls der Versender mit verschiedenen Anbietern kooperiert, wählt V-LOG anhand der Sendungsdaten auch den passenden Paketdienstleister.

Die zeitsparende und intuitiv bedienbare Lösung V-LOG wurde eingeführt, nachdem das Paketaufkommen von WILKA kontinuierlich gewachsen war. Zwischen 2010 und 2019 hat das inhabergeführte Unternehmen seinen Umsatz um 25% gesteigert. Ähnlich dynamisch sollte 2020 die Anpassung an den neuen Paketdienstleister erfolgen. „Für die Umstellung hatte ich nur wenige Wochen Zeit“, erinnert sich Dumoulin, der damals sofort mit MHP Kontakt aufnahm. „Die Zusammenarbeit mit den Spezialisten von MHP war von Anfang an sehr angenehm und führte schnell zum gewünschten Ziel.“

Korrekturen bei Bedarf

Der Versandprozess wurde durch die drei wählbaren Versandarten etwas umfangreicher. Zu Beginn muss der Versandmitarbeiter an seinem Packplatz wie zuvor den Barcode des jeweiligen Lieferscheins scannen. Je nach Versandart öffnet sich am Bildschirm die Bearbeitungsmaske für Standard-, Express- oder Exportsendungen. Das von der Waage ermittelte Gewicht wird automatisch vom System übernommen und kann bei Bedarf vom Mitarbeiter korrigiert werden. Falls notwendig, lässt sich ebenfalls die Bearbeitungsmaske wechseln, um zum Beispiel eine Standard- zu einer Express-Sendung zu ändern. „Das kommt aber höchsten ein- bis zweimal am Tag vor“, betont Dumoulin.

Ebenfalls einmal am Tag kommt der Paketdienstleister, um bei WILKA die per V-LOG avisierten Pakete abzuholen. Die Bandbreite der versendeten Waren reicht vom einzelnen Nachschlüssel bis hin zur kompletten Schließanlage mit mehreren Schließzylindern für Großobjekte.

Während die eiligen Express-Sendungen bis 15:00 Uhr übergeben werden müssen, haben die Standardpakete bis 16:00 Uhr Zeit. Nach deren Verladung kommt mit Shiptrack.com eine weitere Lösung der MHP Software ins Spiel: Shiptrack.com übernimmt die Sendungsverfolgung, auf die nicht nur WILKA, sondern auch die Kunden zugreifen können. Der entsprechende Link wird den Empfängern direkt nach dem Versand per E-Mail zugestellt, so dass sich die meisten Nachfragen nach dem Verbleib der Sendung erübrigen. Mit einem leicht bedienbaren Konfigurator kann WILKA Inhalte und Regeln selbst bestimmen. Falls doch noch Fragen offen sind, sind die Kundenberater von WILKA durch einen Blick in das Tracking-Portal schnell auskunftsfähig. „Die im Zuge der Umstellung notwendigen Anpassungen an Shiptrack.com hatte MHP schnell erledigt“, bestätigt Dumoulin.

Basis für die Gelangensbestätigung

Eine besondere Bedeutung hat die Sendungsverfolgung für die Exportsendungen innerhalb der EU. Durch den in Shiptrack.com archivierten Abliefernachweis kann WILKA gegenüber den Finanzbehörden jederzeit nachweisen, dass die Ware in der EU geblieben ist. „Shiptrack.com liefert uns damit die Basis für die Gelangensbestätigung. Mit der Gelangensbestätigung und anderen alternativen Belegnachweisen wird sichergestellt, dass steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen von Unternehmern im Geltungsbereich des deutschen Umsatzsteuergesetzes im EU-Ausland tatsächlich angekommen sind.

Fazit: Die Softwarelösungen der MHP Solution Group für den Versand und die zentrale Sendungsverfolgung haben die Prozesse bei der WILKA Schließtechnik GmbH deutlich vereinfacht und die Transparenz spürbar erhöht. Damit ist das Unternehmen gut auf weiteres Wachstum vorbereitet.

Hintergrund: WILKA Schließtechnik

Die WILKA Schließtechnik GmbH ist ein in 6. Generation geführtes Familienunternehmen der Schloss- und Beschlagindustrie mit Sitz in Velbert. Als Hersteller von Schlössern, Zylindern, Schließanlagen und elektronischen Zutrittslösungen verfügt WILKA über mehr als 17.000 qm Produktionsfläche sowie eine eigene Forschungs- und Entwicklungsabteilung. Das im Jahr 1865 gegründete Unternehmen beschäftigt rund 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Weitere Informationen zum Unternehmen unter: www.wilka.de

Hintergrund: MHP Solution Group – DOING LOGISTICS

Die 1999 gegründete MHP Solution Group GmbH mit Sitz in Neustadt am Rübenberge bei Hannover, ist Gesamtanbieter für intelligente Softwarelösungen, Hardware, Beratung und Business Intelligence in der Logistik. Die Unternehmensgruppe vereint über 250 Jahre Logistik-Kompetenz kombiniert mit branchenübergreifendem Logistikwissen und zukunftsweisenden Businesslösungen für die Optimierung der Logistik-Prozesse. An 12 Standorten in Europa beschäftigen die 10 Unternehmen der MHP Solution Group rund 300 Mitarbeiter, organisiert in vier Produktbereiche: Customs (TIA innovations GmbH Böbingen, AZ Außenwirtschafts- und Zollberatungsgesellschaft mbH Albstadt), Warehouse (aisys Advanced Information Systems GmbH Würzburg, KDL Logistiksysteme GmbH Hamburg, LogControl GmbH Pforzheim, PANDA PRODUCTS Barcode-Systeme GmbH Norderstedt), Shipping (MHP Software GmbH Neustadt, MHP Software S.L. Spanien) & Transport (BNS GmbH Düsseldorf, TRANSDATA Software GmbH & Co. KG Bielefeld) sowie das Entwicklungshub MHP Solution Center in Spanien.

Weitere Informationen zum Unternehmen unter: www.mhp-solution-group.com & www.doing-logistics.com