November 18, 2020

DACHSER: Von Listen entlastet

Sanktionslistenprüfung: Durch die vollständige Integration der Lösung S-CHECK der TIA innovations GmbH in die weltweiten Abfertigungsprozesse kann DACHSER sehr schnell und mit einer klar definierten Delegationslogik auf Verdachtsfälle reagieren und das eigene Vorgehen rechtssicher dokumentieren.

Die Strafen sind drastisch: Geldbußen in Höhe von bis zu 500.000 EUR oder Freiheitsentzug von maximal 15 Jahren drohen denjenigen, die gegen die Antiterrorismusverordnungen der EU, USA, China oder anderen Nationen verstoßen. Mit sanktionierten Personen, Organisationen und Vereinigungen dürfen demnach keine Geschäftskontakte unterhalten werden, was auch das Befördern und Einlagern von Waren beinhaltet.

Vor diesem Hintergrund müssen Versender und Spediteure, aber auch Vertriebsmitarbeiter und Personalabteilung ihre Geschäftsadressen permanent prüfen, was angesichts zahlreicher Listen und täglicher Updates nur noch maschinell erledigt werden kann. Für diesen Zweck hat die TIA Innovations GmbH – eine Tochtergesellschaft der MHP Solution Group – die Lösung S-CHECK entwickelt, die sich in komplexe IT-Landschaften nahtlos einfügen lässt.

Make-or-Buy-Entscheidung

Diese Flexibilität und Anpassungsfähigkeit war für den Logistikdienstleister DACHSER ein wichtiger Grund, sich 2014 für S-CHECK zu entscheiden. Damals musste bei DACHSER eine selbst programmierte Lösung zur Adressenprüfung ersetzt werden, die an ihre technischen Grenzen gestoßen war. „Für uns war es eine Make-or-Buy-Entscheidung, die klar zugunsten der TIA ausfiel“ erinnert sich Jan Bender, der bei DACHSER den Fachbereich Foreign Trade Compliance im Bereich Global Network Services leitet.

Bei der früheren Software handelte es sich um eine separate Insellösung, die in der Unternehmenszentrale  von einem festdefinierten Team bedient wurde. Zu ihren Aufgaben gehörte vor allem das morgendliche Prüfen der Trefferlisten, die sich aus der nächtlichen Adressprüfung der weltweit rund sechsstelligen täglichen Adressen ergeben hatten. Bei Bedarf – und soweit noch möglich – wurden die betroffenen Sendungen gestoppt.

Rechtssicher protokolliert

Um die Reaktionszeit bei auffälligen Adressen zu verkürzen, sollte der Prüfprozess in die weltweiten Abfertigungsprozesse integriert werden. „Der Programmieraufwand für das Anpassen unserer eigenen Lösung wäre deutlich höher gewesen als eine Investition in S-CHECK“, erklärt Bender, der im Vorfeld der Entscheidung mehrere Lösungen analysiert hatte. „Die Lösung S-CHECK ließ sich sehr gut an unsere Anforderungen anpassen.“

Bei DACHSER wurde die Software in die dortigen Transportmanagementsysteme (TMS) und Warehousemanagementsysteme (WMS) integriert. S-CHECK prüft im Hintergrund die aktuell im TMS/WMS verwendeten und neu angelegten Adressen. Außerdem wird der gesamte Adressenbestand einmal wöchentlich durchleuchtet, um etwaige Übereinstimmungen frühzeitig zu erkennen. Um die bestmögliche Sicherheit zu bieten, checkt die Software bis zu 18 Sanktionslisten, darunter die Specially Designated Nationals List, die EU – Common Foreign & Security Policy oder die US Statutorily Debarred Parties List. Zusätzlich protokolliert S-CHECK sämtliche Compliance-Prüfvorgänge sowie alle weiteren Bearbeitungsschritte und entspricht damit den hohen Anforderungen der Behörden.

Ausgeklügelte Delegationslogik

Die hohe Trefferqualität von S-CHECK minimiert das Bearbeiten von Ähnlichkeitstreffern. Dennoch schlägt die Lösung  bei manchen Adressen Alarm.

Bei jedem Verdacht wird der zugeordnete Abfertigungsmitarbeiter unverzüglich informiert. Dieser kann den Fall direkt im Luft- und Seefracht-TMS bearbeiten und die Adresse sperren, freigeben oder delegieren. Dabei können sich die Mitarbeiter ganz auf den Sachverhalt konzentrieren und müssen ihre gewohnte Softwareumgebung nicht verlassen. Durch die Integration der IT-Lösungen tritt S-CHECK nicht in Erscheinung.

Währenddessen regelt die ausgeklügelte Delegationslogik, unter welchen Umständen das weitere Vorgehen an die nächsthöhere Instanz übergeben und dort entschieden werden muss. Das von DACHSER angewandte 3-Stufen-Modell unterscheidet hier den Abfertiger, den DPS-Officer (Denied-Party-Screening-Officer) sowie die im Head Office verantwortlichen DPS Officer. Ob eine Entscheidung an die zweite oder dritte Stufe delegiert wird, bemisst sich am Grad der Übereinstimmung zwischen der Sendungs- und der Sanktionslistenadresse.

Support funktioniert einwandfrei

Bei einer Übereinstimmung von mehr als 80 Prozent muss die Adresse in der Regel geprüft werden. Bei mehr als 90 Prozent wird die Abfertigung in einzelnen TMS sogar automatisiert gesperrt und kann nur durch ein generiertes Passwort freigegeben werden. Es gibt aber auch Sonderfälle, in denen für den betreffenden Transport eine Ausnahmegenehmigung vorliegt. Bei einigen anderen Treffern ist die Übereinstimmung weitaus geringer und bezieht sich zum Beispiel auf einzelne Begriffe in der Firmenbezeichnung oder phonetische Ähnlichkeiten, die an einen Namen auf einer Sanktionsliste erinnern. „Solche Treffer werden vom Abfertiger meist eigenständig abgearbeitet. Sie können bei Bedarf dennoch an die nächsthöhere Instanz delegiert werden“  , erklärt Bender, der mit dem Projektverlauf im Rahmen der Einführung von S-CHECK sehr zufrieden ist. „Der Zeit- und Kostenplan wurde von der TIA genau eingehalten und der Support funktioniert einwandfrei“, bekräftigt der Projektleiter.

Fazit: Durch die Integration von S-CHECK in die weltweiten Abfertigungsprozesse kann DACHSER jetzt sehr schnell reagieren, wenn beim Prüfen der Adressen gegen die Sanktionslisten ein Verdachtsfall auftritt. Die klar definierte Delegationslogik sorgt dabei für eindeutige Zuständigkeiten und sichere Abläufe.

Hintergrund: DACHSER SE

Das Familienunternehmen DACHSER mit Hauptsitz in Kempten, Deutschland, bietet Transportlogistik, Warehousing und kundenindividuelle Services innerhalb von zwei Business Fields: DACHSER Air & Sea Logistics und DACHSER Road Logistics. Letzteres teilt sich in die beiden Business Lines DACHSER European Logistics und DACHSER Food Logistics auf. Übergreifende Kontraktlogistik-Services sowie branchenspezifische Lösungen ergänzen das Angebot. Ein flächendeckendes europäisches sowie interkontinentales Transportnetzwerk und komplett integrierte Informationssysteme sorgen weltweit für intelligente Logistiklösungen.

Mit rund 31.000 Mitarbeitern an weltweit 393 Standorten erwirtschaftete DACHSER im Jahr 2019 einen konsolidierten Netto-Umsatz von rund 5,7 Milliarden Euro. Der Logistikdienstleister bewegte insgesamt 80,6 Millionen Sendungen mit einem Gewicht von 41,0 Millionen Tonnen. DACHSER ist mit eigenen Landesgesellschaften in 44 Ländern vertreten.  

Weitere Informationen zu DACHSER finden Sie unter www.dachser.de

Hintergrund: MHP Solution Group

Die 1999 gegründete MHP Solution Group GmbH mit Sitz in Neustadt am Rübenberge bei Hannover ist Gesamtanbieter für intelligente Softwarelösungen, Hardware, Beratung und Business Intelligence in der Logistik. Die Unternehmensgruppe vereint über 250 Jahre Logistik-Kompetenz kombiniert mit branchenübergreifendem Logistikwissen und zukunftsweisenden Businesslösungen für die Optimierung der Logistik-Prozesse.

An 12 Standorten in Europa beschäftigen die 10 Unternehmen der MHP Solution Group rund 300 Mitarbeiter, organisiert in vier Produktereiche: Customs (TIA innovations GmbH Böbingen, AZ Außenwirtschafts- und Zollberatungsgesellschaft mbH Albstadt), Warehouse (aisys Advanced Information Systems GmbH Würzburg, KDL Logistiksysteme GmbH Hamburg, LogControl GmbH Pforzheim, PANDA PRODUCTS Barcode-Systeme GmbH Norderstedt), Shipping (MHP Software GmbH Neustadt) & Transport (BNS GmbH Düsseldorf, TRANSDATA Software GmbH & Co. KG Bielefeld) sowie das Entwicklungshub MHP Solution Center in Spanien.

Weitere Informationen zum Unternehmen unter: www.mhp-solution-group.com & www.doing-logistics.com