Mai 20, 2020

Sanktionslistenprüfung: Wissen Sie mit wem Sie Geschäfte machen?

Die aktuellen Entwicklungen bedeuten tiefgreifende Veränderungen für unser bestehendes Wirtschaftssystem: Grenzen werden geschlossen, Warenströme gebremst und der lokale Handel ist beinahe komplett stillgelegt. Für viele Unternehmen bieten sich nun verstärkt Chancen im Online-Handel. Der Kundenkreis erweitert sich dadurch, geht oft auch mit einer Internationalisierung einher. Gerade jetzt sollten Unternehmen daher auf die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und eine richtige Sanktionslistenprüfung achten.

Weiß ich wirklich, mit wem ich Geschäfte mache? Diese Frage müssen sich Unternehmer unabhängig von der Art ihrer Handelsbeziehungen oder der Firmengröße stellen. Denn die EU-Verordnungen zur Terrorismusbekämpfung verpflichten seit einigen Jahren jedes Unternehmen zu umfangreichen Prüfmaßnahmen mittels Sanktionslisten und Anti-Terror-Listen, um verbotene Geschäftskontakte zu verhindern. Wir verraten Ihnen, wie Sie Ihre Geschäftsbeziehungen ohne großen Aufwand garantiert Compliance- und Sanktionslistenkonform gestalten.

Was ist eine Sanktionsliste genau?

Sanktionslisten sind offizielle Namenslisten, die von verschiedenen nationalen und internationalen Behörden veröffentlicht werden. Auf diesen Listen sind Organisationen und Unternehmen, aber auch Einzelpersonen aufgeführt, die bestimmten wirtschaftlichen oder rechtlichen Sanktionen unterliegen. Den dort aufgeführten Kontakten dürfen weder Finanzmittel noch wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.

Aus diesem Grund ist es auch für Unternehmen, die nicht im Außenhandel tätig sind, ratsam, das Geschäftspartner-Screening durchzuführen. Geprüft werden dabei nicht nur Kunden, sondern auch die Namen von Lieferanten und das eigene Personal. Die durchgeführten Sanktionslistenprüfungen müssen nachgewiesen und dokumentiert werden.

Hat die Sanktionslistenprüfung Auswirkungen auf mein Unternehmen?

Verbotene geschäftliche Beziehungen mit sanktionierten Personen oder Unternehmen können weitreichende Folgen haben. Bei Nichtbeachtung der rechtlichen Vorgaben drohen Geldbußen und sogar Freiheitsentzug. Selbst fahrlässiges Handeln kann geahndet werden.

Darüber hinaus bestehen besonders im Zusammenhang mit den US-Listen auch konkrete, wirtschaftliche Risiken. Auch wenn nach deutschem Recht legale Geschäftsbeziehungen mit bestimmten Ländern, z.B. dem Iran, gepflegt werden, kann dies dazu führen, dass das Unternehmen auf der Sanktionsliste landet und nicht mehr von amerikanischen Herstellern beliefert wird.

Wie gehe ich auf Nummer sicher bei der Sanktionslistenprüfung?

Vom Vertrieb über den Einkauf bis hin zur Personalabteilung – die Geschäftsbeziehungen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens sind vielfältig. Definieren Sie daher klar, wer bei Ihnen für die Sanktionslistenprüfung zuständig ist. Die verantwortlichen Mitarbeiter sollten entsprechend geschult sein und laufend Weiterbildungen erhalten.

Stellen Sie sicher, dass alle für Ihr Unternehmen relevanten Listen und Personengruppen geprüft werden. Die Sanktionslisten der verschiedenen Länder und Behörden unterliegen ständigen Änderungen. Und natürlich können sich auch die Kontakt- und andere Daten Ihrer Geschäftspartner selbst ändern. Das erfordert eine laufende Überprüfung des vorhandenen Datenbestandes.

Planen Sie in ihre Geschäftsprozesse frühzeitige und laufende Sanktionslistenprüfungen ein. Schon bei der Auftragsanbahnung oder Einstellung sollte eine Prüfung durchgeführt werden. Zusätzlich bei Auftragserteilung und natürlich vor der eigentlichen Lieferung. Bauen Sie hierfür entsprechende Kontroll- und Dokumentationsmechanismen in Ihr Auftragswesen ein.

Wie kann mich die MHP Solution Group bei der Sanktionslistenprüfung unterstützen?

Unsere Experten der TIA innovations GmbH stehen Ihnen bei allen Fragen rund um den Außenhandel und die Sanktionslistenprüfung mit jahrelanger Erfahrung zur Seite. Für die Sanktionslistenprüfung empfehlen Sie den Einsatz der Software-Lösung S-CHECK®. Denn der manuelle Abgleich aller relevanten Listen und die Vorgangsdokumentation bedeuten einen immensen Arbeitsaufwand und sind kaum noch rechtskonform zu leisten. Die automatisierte Abfrage im Hintergrund durch S-CHECK® und ihre Anbindung an bestehende ERP- und CRM-Systeme vereinfacht und beschleunigt das Sanktionslisten-Screening für Ihr Unternehmen um ein Vielfaches. Die jederzeit Compliance- und rechtskonforme Software ist als Cloud- oder Inhouse-Lösung erhältlich und bereits bei zahlreichen Unternehmen im Einsatz.

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